20 Nov Articolo del 20.11.2018 – Fattura elettronica, alcune note operative
Per l’invio corretto di una fattura elettronica è indispensabile che al suo interno sia riportato l’indirizzo telematico che il cliente ha comunicato al fornitore, tale indirizzo potrà essere alternativamente:
- un codice alfanumerico di 7 cifre (Codice Destinatario), in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice destinatario” con il codice comunicato dal cliente;
- un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), in tal caso occorrerà compilare il campo delle fatture “Codice Destinatario” con il valore “0000000” ed il campo “PEC Destinatario” con l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.
Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al Sistema di Interscambio, di seguito SdI, quest’ultimo eseguirà alcuni controlli e, una volta superati con successo, lo stesso invierà i file all’indirizzo telematico presente nella fattura.
Nel caso in cui, per cause tecniche non riferibili al SdI, non fosse possibile recapitare il file, a titolo esemplificativo casella PEC piena o non attiva o canale telematico non attivo, il SdI rende disponibile al cliente la fattura elettronica nella relativa area del suo Cassetto Fiscale, comunicando tale informazione al fornitore. Quest’ultimo è tenuto tempestivamente a comunicare al cliente, per vie diverse dal SdI, che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione all’interno del Cassetto Fiscale. Tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna diretta di una copia digitale o analogica della fattura.
I tempi per questa fase, controllo e consegna della fattura, possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni in base al numero di documenti complessivamente in elaborazione presso il SdI.
I controlli che vengono effettuati riguardano i seguenti elementi:
- Informazioni minime obbligatorie previste per legge: gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’importo dell’Iva;
- Valori della Partita Iva/Codice Fiscale del fornitore e del cliente, ovvero se gli stessi sono presenti in Anagrafe Tributaria;
- Indirizzo telematico dove recapitare il file, Codice Destinatario o PEC;
- Coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’ammontare dell’Iva.
Al fine di evitare duplicati, il SdI controlla anche che il file della fattura non sia già stato inviato.
Controllo con esito negativo
Se uno o più dei controlli sopra esposti non va a buon fine, il SdI scarta la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto. Nella stessa sarà indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.
La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico da cui ha ricevuto la fattura elettronica.
Indipendentemente dal canale di invio della fattura al SdI la ricevuta di scarto della stessa viene sempre messa a disposizione nel Cassetto Fiscale.
Se la fattura elettronica è stata scartata dal SdI occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della fattura corretta. In merito a ciò, si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata.
Controllo con esito positivo
Se i controlli vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico del cliente indicato nel file ed invia contestualmente al soggetto che l’ha trasmessa una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.
Nella ricevuta è riportato anche il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura, un numero, attribuito dal SdI, che identifica univocamente il file della fattura ed un ulteriore codice che consente di garantire l’integrità del file stesso.
Un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione, sia del cliente che del fornitore, nei rispettivi Cassetti Fiscali. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura.
Nel caso in cui i controlli del SdI diano esito positivo, la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta, ai fini fiscali, dal cliente. Per tale motivo, è importante che il fornitore avvisi il cliente, mediante vie diverse dal SdI ad esempio tramite email o contatto telefonico, che la fattura elettronica è a sua disposizione all’interno del Cassetto Fiscale, in modo tale che quest’ultimo possa consultarla e scaricarla. Per il cliente la data di decorrenza della detraibilità dell’Iva scatterà dal momento di visualizzazione/scaricamento della fattura.